コミュニケーションスキルアップ講座、第二弾です！
社員や部下をお持ちの方の、悩みのひとつに自分が指示したことが
なかなか伝わらないという共通の課題があります。
例えば、新しく職場に配属されてきたスタッフに仕事を
教える場合に、まずやらなくてはならない事は
「メモをとること」を伝えます。
これは、メモをとることがポイントではなく、伝えた内容を的確に
理解できているかを確認するためです。
指示を伝えたら、次に本人に復唱してもらいます。
その時に、内容が違っていたら修正をしたり、追加説明をしていくと
お互いの理解度が深まっていくんですね。
人間の脳は、紙などに「記録」をしていくと、そのことは
すでに終わった事と解釈をするくせがあります。
よく、職場や家庭での人間関係でストレスがたまると
紙に書いてみるとスッキリしますよとメディアでも言われていますが
これは、このようなメカニズムがあるからなんですね。
それと、指示持を受けながらメモをとることは、ストレスの軽減にも
つながります。
会社で電話を受けた時などに、なにげなくメモ用紙に〇を書いてみたり
ボールペンで意味もなく、紙にぐるぐると書いてみたりとするのは
人の防衛本能なんですね。
仕事を覚えてきたら、だんだんとメモがいらなくなりますから
「職場に慣れてきたかな」という、ひとつの目安にもなりますね。
最近の文房具でのヒット商品の中に、首からぶら下げるネームカードに
付箋と筆記具がコンパクトに収納されている商品があります。
上司からの頼まれごとや確認事項などを、その場で記録するためです。
メモをとるクセがつくと、仕事の効率が向上しますし、何を先に
やらなくてはならないかの優先順位がつけられやすくなります。
「なんか…。言った事が伝わらないんだよね」と思っている方は
メモをとる習慣をお互いにはじめてみるのもいいですよ。
以外と自分の伝え方があいまいだったり、早くしてほしいのに
時間や日程の期限を言っていなかったりする事がわかってきますので
自分自身の課題も、はっきりと見えてきますよ。
